Советы по организации конференции

Советы по организации конференции

Опубликовано Сентябрь 2, 2021 в 19:20

При подготовке делового мероприятия важно продумать все детали его проведения. Чтобы все прошло успешно, не стоит выбирать неприглядные площадки. Если нужно произвести благоприятное впечатление на коллег и партнеров, учитывайте все нюансы. Расскажем, как выбирать конференц-залы в Киеве, и проводить форум, круглый стол или семинар без лишних сложностей. 

Планирование мероприятия

Подготовку к мероприятию нужно начинать с вопросов: для кого и для чего вы его проводите? Чтобы найти ответы на них, необходимо разобраться с целевой аудиторией и разработать план, отразив в нем:

  • Задачи. Их лучше группировать в отдельные блоки – аренда конференц-зала, техническое оснащение, коммуникации.
  • Специалисты. Перечень людей, которых нужно привлечь для решения задач.
  • Дедлайны. Даты, к которым нужно решить отдельный блок задач.
  • Спикеры и их пожелания. У некоторых гостей может быть свой райдер.
  • Пиар-кампания. Нужно подумать о продвижении конференции, привлечении людей и рекламе в СМИ.

После составления плана можно приступать к разработке сметы и бюджета.

Формирование программы

Чтобы контролировать ход мероприятия, необходимо написать сценарий с четким описанием всех действий. Нужно разработать отдельный план для технических специалистов, чтобы они знали, какую презентацию ставить или сколько микрофонов должно быть в зале. Желательно провести несколько репетиций с ведущим. 

Важно убедиться, что все спикеры есть в списке, расставить правильно ударения на их именах и фамилиях, проинформировать ведущего, о чем лучше не упоминать. Отдельно нужно продумать, чем гости будут заниматься в перерывах.

Поиски площадки

Успех мероприятия во многом зависит от места его проведения. При выборе конференц-зала необходимо учитывать множество факторов.

Внешний облик и местоположение

Деловые конференции должны проходить в помещениях, оформленных в строгом стиле. Чистый и опрятный зал настроит посетителей на нужный лад.  Спокойный интерьер без ярких деталей добавит мероприятию несколько баллов. Ничто не должно отвлекать гостей от презентаций и выступлений спикеров. 

Что касается менее официальных мероприятия, вроде воркшопов или семинаров, для них подходит менее официальная обстановка. Неплохая идея – интерьер в стиле лофт.  В такой обстановке можно недорого провести креативное событие.

Один из главных критериев – местоположение. Большинство людей интересует аренда конференц-зала в центре Киеве, с удобной транспортной развязкой, неподалеку от станции метро. Не нужно искать помещение за пределами города или в спальном районе.  Гостям придется потратить кучу времени, чтобы найти площадку.

Финансовые возможности

При ограниченном бюджете придется подумать, как сэкономить. Не обязательно арендовать модные площадки, в них часто завышенные цены.

Можно поискать отзывы в интернете или пообщаться с коллегами. Наверняка кому-то приходилось организовывать подобные события, и они знают хорошие места по доступной цене. Недорогой вариант – коворкинг. В них кофе-брейки, как правило, уже входят в стоимость аренды.

Для большой компании затраты не играют роли. Если руководство готово платить хорошие деньги за комфорт, проблем с поисками не будет.

Техническое оснащение

Важно, чтобы выбранная локация отличалась хорошими техническими возможностями. Не обойтись без устройств для проекции видео, трансляции звука и климатического оборудования. Нужно заранее проверить качество Wi-Fi, чтобы в результате не случилось накладок. 

Если решено было использовать свое оснащение, его необходимо доставить на площадку и установить хотя бы за день до события.  Конференц-залы Киев всегда нанимают человека, который занимается техническими вопросами.

В некоторых случаях в стоимость аренду включается главное оборудование, но за некоторые устройства придется доплачивать, например, за микрофон или проектор. Лучше эти вопросы уточнить заранее.

Дополнительное обслуживание

Как сделать так, чтобы все гости остались довольными? Накормить их. Если мероприятие будет длиться несколько часов, его стоит разбавить кофе-брейками. Конечно, участники не должны самостоятельно покупать кофе, разве что рядом есть автомат, но на это не стоит сильно рассчитывать. Располагать к общению будут маленькие столики с печеньем, сырами, термос с чаем или кофе.

Когда планируется конференция на весь день, нужно заказать обед в ближайшем кафе или воспользоваться услугами кейтеринга. Суть последнего заключается в том, что заведение общественного питания доставляет еду в указанное место. Большую роль играет продуманный сервис, элегантное оформление и вкусная еда.

Скорее всего переговоры пройдут более успешно, если партнерам не придется целый день голодать. 

Если участники отправляются на обед в заказанное кафе, подойдет традиционная трапеза. Для кейтеринга на месте оптимальный вариант – фуршет.

Что касается алкоголя, то от него на деловых мероприятиях лучше отказаться. Вполне вероятно, что после вина или коньяка участники конференции так расслабятся, что выступления спикеров перестанут вызывать у них интерес.

Лучше всего заказать легкие мясные закуски, нарезки, овощи и фрукты. Пластиковой посуды, которая постоянно мнется и переворачивается, не должно быть.

Продвижение мероприятия

У каждого важного события должен быть фирменный стиль. Это делает проект узнаваемым и создает бесплатную рекламу.  Фирменное оформление должно присутствовать на раздаточных материалах, афишах, бейджах, трансляциях в интернете. Разработать фирменный стиль помогут профессиональные дизайнеры. Не лишним будет использовать и логотипы партнеров.

Если говорить о продвижении в соцсетях, эту работу желательно доверить SMM-специалисту.  Не стоит экономить на продвижении!

Когда мероприятие завершится, нужно помнить, что для организатора это еще не конец работы. После конференции можно обсудить с коллегами и участниками, как все прошло, что им понравилось, а что нет. Это позволит избежать ошибок в будущем.

 

поделитесь: